Hoe het proces verloopt
Het eerste jaar draait om herstel binnen je eigen organisatie. Kort na de ziekmelding kijkt de bedrijfsarts wat een medewerker nog wél kan: welke taken zijn haalbaar, welke belasting is te zwaar, en hoeveel uur is realistisch. Die inschatting is het vertrekpunt voor een plan waarin jij en je medewerker samen afspreken wat er de komende periode gebeurt. Dat plan mag bescheiden zijn — twee ochtenden aangepast werk is een begin — zolang het maar wordt vastgelegd en daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Rond het einde van het eerste jaar volgt het moment waarop je samen de balans opmaakt. Is terugkeer in de eigen functie nog realistisch, of moet er serieus gekeken worden naar ander werk, eventueel bij een andere werkgever? Dat tweede spoor is voor veel werkgevers een onaangename gedachte, maar het te lang uitstellen is precies waar het UWV later kritisch naar kijkt. Wie op tijd begint, houdt de regie; wie wacht, moet in het tweede jaar alsnog beginnen met minder tijd en minder mogelijkheden.
In het tweede jaar verschuift de aandacht naar de afronding: het dossier moet compleet zijn op het moment dat de medewerker een WIA-uitkering aanvraagt. Het UWV leest dan terug wat er in twee jaar is gebeurd en beoordeelt of beide partijen genoeg hebben gedaan. Die toets gaat niet over de uitkomst — herstel is geen voorwaarde — maar over de inspanning. Een dossier waaruit blijkt dat er is nagedacht, gehandeld en bijgesteld, doorstaat die toets ook als de medewerker niet is teruggekeerd.
Waar het in de praktijk misgaat
Bijna nooit uit onwil. Wat wij zien, is dat de eerste weken goed gaan en het daarna stil wordt. De medewerker herstelt langzaam, er is geen duidelijk moment waarop iets moet, en het dossier blijft liggen tot er een brief van het UWV komt. Dan blijkt dat evaluaties ontbreken, dat het plan van aanpak nog de situatie van een half jaar terug beschrijft, of dat er nergens is opgeschreven waarom een bepaalde stap niet is gezet.
Dat laatste is belangrijker dan veel werkgevers denken. Je hoeft niet elke mogelijke maatregel te nemen, maar je moet wel kunnen uitleggen waarom je een keuze hebt gemaakt. Een afweging die alleen in iemands hoofd heeft plaatsgevonden, bestaat voor het UWV niet. Andersom geldt dat een goed onderbouwde beslissing zelden tot problemen leidt, ook als die achteraf niet het gewenste resultaat had.
Wat het kost als het niet klopt
Vindt het UWV dat je te weinig hebt gedaan, dan volgt een loonsanctie: je betaalt het loon maximaal een jaar langer door. Voor een MKB-bedrijf loopt dat snel op tot tienduizenden euro's, en de verzuimverzekeraar dekt die verlenging in de regel niet — die vergoedt de twee wettelijke jaren, niet de sanctie die volgt op een onvolledig dossier. Daarmee is de administratie geen bijzaak maar een financieel risico.
Wij houden de termijnen bij, plannen de gesprekken en evaluaties op tijd in en zorgen dat het dossier op elk moment een compleet en leesbaar verhaal vertelt. Jij hoeft niet te weten in welke week wat moet gebeuren; je hoort van ons wanneer er iets van je nodig is. Dat is het verschil tussen een poortwachtertoets waar je tegen opziet en een toets die simpelweg een formaliteit is.
